איך כותבים מכתב רשמי ומייל אפקטיבי

לכל אחד תהליך הכתיבה המתאים לו. מאמר זה מציע שלבי עבודה וכלים שימושיים שכל אחד ואחת יכולים לנסות כדי לכתוב מכתב רשמי או מייל אפקטיבי. 

© מאת: כנרת יפרח – מנחת סדנאות לכתיבה בארגונים ועורכת לשונית

הערה: המאמר מתמקד במכתבים אבל רלוונטי (בשינויים קלים בלבד) לכל סוגי הטקסטים: מיילים, דוחות ועוד.
עם זאת, מפאת קוצר היריעה, תהליך הכתיבה יודגם להלן רק במכתב ובמייל. הם מופיעים בשלמותם בסוף המאמר.

1. אל תתחילו לכתוב לפני שאתם יודעים בדיוק מה אתם רוצים להגיד או להשיג.
הניסיון להקליד בפועל לפני שיודעים מה בעצם רוצים להגיד הוא חלק מהבעיה ויוצר אי סדר בראש ובדף.
אבל איך יודעים מה רוצים לומר? כך:

2. החליטו מהי התוצאה שאתם רוצים להשיג מכתיבת המכתב הרשמי.
א. מסירת מידע: למשל, לדווח על מפגע, להודיע על שינוי שעות קבלה.
ב. הנעה לפעולה: למשל, בקשה לביטול דוח, בקשה שישלחו מסמך, עידוד להגיע ליום עיון.
אחרי שתקבעו את התוצאה, תוכלו להחליט בנקל מה להכניס לטקסט (כל מה שמשרת את התוצאה) ומה להשאיר בחוץ (כל מה שאינו משרת אותה אלא מעמיס על הקורא ושולח אותו למחוזות אחרים). כמו כן, תוכלו לוודא בסוף התהליך שמה שרציתם להגיד אכן נאמר בבירור, ושהתוצאה הרצויה בולטת בטקסט.

דוגמאות של תוצאות:
* אם קיבלתי דוח שאינו מוצדק ואני כותבת על כך לעירייה, התוצאה הרצויה של המכתב היא שהעירייה תבטל את הדוח (ראו מכתב רשמי לדוגמה בסוף המאמר).
* אם לצורך עבודתי חסר לי מסמך שרק גורם אחר בארגון יכול להפיק עבורי, התוצאה המבוקשת של המייל היא שגורם זה יפיק את המסמך וישלח לי אותו (ראו מייל לדוגמה בסוף המאמר).

3. קחו דף ועט (אפשר גם במחשב) ושרבטו עליו – בינתיים רק בנקודות – את כל מה שיש לכם להגיד בנושא.
אל תנסו (עדיין) לנסח יפה או לפי סדר כלשהו; פשוט כתבו כל מה שעולה בדעתכם בכותרות של כמה מילים קצרות.
שלב זה מתאים בעיקר לטקסטים מורכבים, אך אם הטקסט שלכם קצר ופשוט, ייתכן שתוכלו לעבור מיד לשלב הבא.
בדוגמת המכתב לעירייה לצורך ביטול הדוח, ארשום נקודות כגון תאריך קבלת הדוח, נסיבות המקרה (כותרת נפרדת לכל נסיבה), סיבות לביטול (כותרת נפרדת לכל סיבה) וכו'.

4. סדרו את המכתב לפי המבנה הבסיסי: רקע, פירוט, סיכום.
א. רקע: חלק זה מציג עובדות ומיישר קו עם הקורא כדי להכניס אותו לעניינים. לעתים קרובות הוא משמש גם מניע לפעולה.
* בדוגמת העירייה, חלק זה יפרט את מועד קבלת הדוח ואת נסיבות המקרה (כאמור, ראו דוגמה בסוף המאמר).
* בדוגמת המסמך, חלק זה יסביר לשם מה אני צריכה את המסמך (הדוגמה בסוף המאמר, אתם כבר יודעים).
ב. פירוט: חלק זה הוא עיקר הטקסט ויפרט את מה שאנו מבקשים לומר ואינו ידוע עדיין לקורא.
* בדוגמת העירייה, אפרט כאן את כל הסיבות שבגללן הדוח אינו מוצדק. כדאי להתחיל בסיבות עובדתיות, ורק אחר כך לעבור לסיבות רכות וגמישות יותר.
* בדוגמת המסמך, אכתוב כאן מהו המסמך שאני זקוקה לו.
ג. סיכום: חלק זה יגיד בקצרה ובתכליתיות מה אנו רוצים מהקורא על רקע מה שכתבנו בסעיפים הקודמים.
במילים אחרות, כאן נכתוב בבירור מהי התוצאה הרצויה לנו מהמכתב הרשמי.
* בדוגמת העירייה, אכתוב בפירוש שאני מבקשת שיבטלו את הדוח.
* בדוגמת המסמך, אבקש שישלחו לי אותו בהקדם.

אגב, מבנה זה נכון לטקסטים בכל אורך: גם דוח של מאות עמודים יתחיל בפרקי רקע (מבואות), ימשיך בפרקים המציגים מידע חדש ויסתיים בפרק סיכום.

5. כל מה שמסביב: פסקאות, עיצוב, כותרת, חתימה.
א. פסקאות: אפשר להפריד בין פסקאות ברווח של שורה או למספר אותן. אם לא ממספרים, יש לקשר ביניהן במילות קישור. אני מציעה למספר – הכי קל לנסח, הכי קל להבין.
ב. עיצוב:
* רווח של 1.5 שורות לפחות
* פונט גדול וברור – לפחות 12 במכתב מודפס, לפחות 11 במייל
* שוליים סבירים
* מינימום הדגשות, רק באות מודגשת (ולא בקווים תחתיים והטיות)
ג. כותרת: אם מדובר במכתב, כתבו "הנדון" שמלמד על התוצאה המבוקשת. אם מדובר במייל, כתבו שורת נושא (subject) ברורה, קצרה ומסקרנת.
ד. חתימה: בסוף הטקסט חתמו את שמכם (ובארגון גם את תפקידכם) והוסיפו פרטי התקשרות.
ה. וגם: במכתב ציינו למעלה את הנמען ואת תאריך הכתיבה, ולמטה ציינו למי נשלחו עותקים.

6. קחו הפסקה, ואז קראו שוב.
הניחו את הטקסט בצד וחזרו אליו כעבור זמן מה לקריאה נוספת. נסו לקרוא אותו בעיניים רעננות, כאילו הייתם הקורא וכאילו אתם קוראים אותו בפעם הראשונה. תקנו ולטשו אותו, סדרו ריווחים ושגיאות הקלדה, העיפו עוד מבט כללי, וזהו. מוכן.

 להלן שני מכתבים שלמים שנכתבו לפי כללים אלה:

מכתב רשמי לדוגמה: בקשה לביטול דוח

לכבוד:                                                                                                                                     22.04.09
אגף החניה
עיריית תל אביב

הנדון: בקשה לביטול דוח חניה מס' 376998-9-9

שלום רב,
[רקע]
1. ביום 15.04.09 נרשם לי דוח שמספרו 376998-9-9 על חניה ברחוב בר גיורא, ליד בית מס' 35 (מצורף צילום הדוח).
2. רכבי חנה כאשר רובו ככולו (גלגל קדמי ואחורי) מקביל למדרכה צבועה כחול-לבן, ורק חלקו האחורי גלש למדרכה צבועה אדום-לבן (מצורפת תמונה).
[פירוט]
3. הרכב חנה באמצע הרחוב, רחוק מכל צומת, ולא הפריע לתנועת כלי רכב אחרים או להולכי רגל ולא סיכן איש.
4. אני תושבת רחוב בר גיורא (מצורף צילום של תעודת תושב), וחניתי במקום בשעות הערב. כידוע לכם, בשעות אלה החניה בעיר נדירה למדי, וכל פיסת מדרכה הצבועה כחול-לבן מנוצלת היטב.
5. דוח זה הוא הדוח הראשון שקיבלתי מאז עברתי להתגורר בעיר, ומעולם לאחניתי במקום אסור ולא עברתי שום עברת תנועה. גם במקרה זה כאמור לא סיכנתי איש ולא הפרעתי לתנועה.
[סיכום ותוצאה]
6. לנוכח כל האמור לעיל, אבקשכם לבטל את הדוח המדובר.

תודה רבה ויום טוב,
בברכה,
גלית רואה
054-5555555

מייל אפקטיבי לדוגמה: בקשה להפקת מסמך

שלום רחל,
[רקע]
זה עתה סיימנו להכין את חוברות המידע לנשים עובדות בהיריון, המפרטות את זכויותיהן לפני הלידה ואחריה.
[פירוט]
כדי לשלוח אותן לכל הנשים ההרות בחברה, אנו צריכים מסמך המפרט את שמותיהן ואת כתובותיהן.
[סיכום ותוצאה]
אודה לך על הפקת המסמך ושליחתו אליי בהקדם.

בברכה,
עלמה שבתאי
רכזת משאבי אנוש

חזרה לרשימת המאמרים