איך כותבים סיכום פגישה

איך כותבים סיכום פגישה

פגישה שאין אחריה סיכום פגישה – כאילו לא התקיימה. הרי ברור לכול שאם הדברים לא ייכתבו במפורש,
דינם להישאר תלויים באוויר הממוזג של חדר הישיבות, ואיש לא יוכל לעקוב אחר ביצועם.

© מאת: כנרת יפרח – מנחת סדנאות לכתיבה בארגונים ועורכת לשונית

מאמר זה מונה את הפריטים שצריכים להופיע בכל סיכום פגישה כדי להפוך אותה לאפקטיבית באמת:

1. התאריך שבו הופק סיכום הפגישה

2. כותרת
הכותרת תכלול את נושא הפגישה (אם היא מיוחדת) או את סוג הפגישה (אם היא תקופתית) ואת התאריך שבו התקיימה.
דוגמאות:
* כותרת לפגישה מיוחדת: סיכום פגישה בדבר נוהל אבטחה חדש מ-28 במרץ 2012
* כותרת לפגישה תקופתית: סיכום פגישת מנהלי מחלקות חודשית מ-28 במרץ 2012

3. רשימת הנוכחים בפגישה, כולל שם פרטי, שם משפחה ותפקיד
כך יוכלו לדעת אילו בעלי תפקידים קיבלו את ההחלטות, גם אם יתחלפו המכהנים בתפקידים אלה.

4. נושא הפגישה
אם הפגישה עסקה בנושא מסוים, ייכתב תקציר שלו, לרבות רקע, הסיבה להתכנסות ומטרתה.
אם הפגישה היא פגישה תקופתית של צוות קבוע, ייכתבו בקצרה כל הנושאים שעלו לדיון בפגישה זו.

5. סיכומים והחלטות
אם הפגישה עסקה בנושא מסוים, ייכתבו כל ההחלטות שהתקבלו בנושא זה.
אם הפגישה עסקה בכמה נושאים, תיכתב בצד כל נושא ההחלטה שהתקבלה בעניינו.

6. מטלות לביצוע
אם ההחלטות כרוכות בביצוע, ייכתב לגבי כל החלטה: (א) מי אחראי לביצוע; (ב) לוח זמנים לביצוע.

7. הערות
דברים שלא נכללו בסעיפים הקודמים אך ראויים לציון.

8. שמו ותפקידו של עורך הסיכום

המלצה לסיום: כִּתבו את הסיכום בטבלה בת חמישה טורים: הנושא, ההחלטה, המטלה, האחראי לביצוע ותאריך יעד לביצוע.
כך תבטיחו שכל אחד ידע בדיוק מה הוא צריך לעשות ושהפגישה שהתקיימה לא תהיה לשווא.

חזרה לרשימת המאמרים