מיילים זה לממהרים: איך כותבים מייל קצר וטוב

אנחנו מקבלים עשרות מיילים (דוא"ל בעברית) מדי יום ולאורך כל שעות היום, גם כשאנחנו עסוקים מאוד בדברים אחרים. לכן כשאנו כותבים מייל למישהו אחר, אנחנו צריכים לזכור שגם הוא, בדיוק כמונו, רוצה להבין במהירות מה כתבנו ולרוץ הלאה אל הדבר הבא.

© מאת: כנרת יפרח – מנחת סדנאות לכתיבה בארגונים ועורכת לשונית

יש כמה כללים פשוטים מאוד שיכולים לעזור לנו לכתוב מיילים קצרים, פשוטים ואפקטיביים שיתאימו לקורא הממהר ויפיקו עבורנו את התוצאה המבוקשת. הנה כמה מהם:

1. ודאו שאתם במדיה הנכונה.
אם אתם מרגישים שהמייל שאתם עומדים לנסח הוא מורכב מאוד, כדאי לשקול פשוט להרים טלפון ולסגור עניין.
אבל אם המייל שלכם קצר או שאתם חייבים לכתוב אותו לצורך תיעוד או מסיבה אחרת, המשיכו לשלב הבא.

2. החליטו מהי התוצאה שאתם רוצים להשיג מכתיבת המייל.
החלטה זו תעזור לכם להתמקד ולכתוב רק את מה שנחוץ. כל מידע שאינו נחוץ יגרום לקורא לזנוח את המייל, לדחות את ביצועו ולהחמיץ את חשיבותו.

3. הפרידו בין גוף המייל לצרופות (attachments).
בגוף המייל כותבים רק דברים קצרים ופשוטים שאפשר להבין בנקל בקריאה מרפרפת ושאינם דורשים ריכוז.
אם תציגו בגוף המייל מידע ארוך ומורכב מדי, סביר להניח שהקורא יחמיץ חלק ניכר ממנו ולא יעמוד על חשיבותו.
אם תרצו להעביר מידע מורכב וארוך שהקורא יקדיש לו תשומת לב ראויה, צרפו אותו בקובץ והסבירו בקצרה בגוף המייל מה מכיל הקובץ. כך יבין הקורא את חשיבות העניין ויחזור אל הקובץ המצורף כשיהיה לו פנאי להתרכז.

4. כתבו בקצרה את המייל לפי המבנה הבסיסי: רקע, פירוט, סיכום.
א. רקע: הכניסו את הקורא לעניינים במשפט קצר (או שניים) שאומר באופן כללי מהו נושא המייל ומדוע הוא חשוב לכם.
רקע כזה מסייע לקורא בהבנת המייל וגם מניע אותו לפעולה.
ב. פירוט: כתבו במפורש ובקצרה מה אתם רוצים להגיד ומה הרלוונטיות לקורא, כלומר מה אתם רוצים שידע או שיעשה.
אל תלכו סחור-סחור ואל תציגו לבטים והיסוסים מהסוג שאפשר לפרט בשיחה ארוכה או במכתב. מייל לא נועד למורכבויות כאלה, אז היצמדו לעיקרי הדברים.
ג. סיכום: כתבו בכמה מילים פשוטות את התוצאה המבוקשת מבחינתכם, רצוי בניסוח ספציפי, פעיל ותכליתי. למשל, מוטב שלא לכתוב סיום כללי כמו "לסיועך אודה" אלא בקשה מפורשת כמו "אנא העבר את הערותיך לתיקון הנוהל עד יום שלישי".

אף שמייל צריך להיות קצר, אל תזנחו את האדיבות והנדיבות: הודו למי שסייע לכם ובקשו יפה ממי שאתם צריכים את עזרתו.
אמנם כולם מחויבים למלא את תפקידיהם, אך סביבת עבודה שירותית ואנושית היא נעימה ומחממת לב.

5. נסחו שורת נושא (subject).
כתבו נושא קצר שקל לחפש ולמצוא ברשימת המיילים ושאומר בדיוק במה עוסק המייל.

6. הקפידו על מראה נקי ומרווח.
* כתבו בפונט (גופן) אריאל, בצבע אחד (מקסימום שניים) ובגודל סביר (לפחות 11).
* הימנעו מהדגשות יתר ורווחו את השורות והפסקאות.
* אם יש במייל שורות ארוכות-ארוכות-ארוכות, חתכו אותן באמצע, כדי שהמייל לא ייראה עמוס ומורכב במבט ראשון.

7. שִמרו על דיסקרטיות.
כשאתם מעבירים מייל למכותב שלישי, הקפידו למחוק את השתלשלות המיילים הקודמת אם אינה נחוצה. כך תמנעו קריאת מידע מיותר והעברת מידע דיסקרטי בטעות. בכלל, דיסקרטיות מקומה בטלפון או בפינת הקפה, אבל אם בכל זאת כתבתם דברים שאינם מיועדים לעיניים זרות, הקפידו הקפדה יתרה על מחיקתם לפני העברת המייל לאחרים.

מיילים הם כלי עבודה מעולה, וקשה להיזכר איך הסתדרנו פעם בלעדיהם. כדי שיהיו אפקטיביים באמת צריך לזכור בסופו של דבר שלושה כללים פשוטים: קצר, תכליתי ושירותי.

חזרה לרשימת המאמרים